各中层单位：

根据工作安排，即日起启动2025年度档案移交及2026届毕业生合影归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

本次整理移交的归档材料是2025年度各单位产生的归档材料，以及往年度应归档但尚未归档的文件材料。各单位文件材料归档范围及要求，参照附件《兼职档案员手册》。

（一）内容范围：2025年1月1日至12月31日期间学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料。

（二）载体范围：归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘等）。

（三）实物档案：各单位将应归档的获奖证书、专利证书、新品种审定证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省部级及以上）及具有保存价值的实物档案整理归档。

（四）2026届应届毕业生小班、年级合影照片

见附件1。

二、归档要求

（一）各单位兼职档案员负责本单位归档材料的收集、整理、目录录入及立卷工作，要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏，确保归档文件材料收集完整齐全，并按时移交档案馆。

（二）文书类材料按件为单位归档；教学、科研、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。归档的声像、实物档案须标明时间、地点、人物、事件。

三、档案移交程序

（一）归档验收

移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收，验收合格后方可办理移交手续。

（二）移交手续

归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单，清单一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。

（三）归档移交时间

1.党政部门和按年度归档的部门，请于7月10日前移交2025年度归档文件材料。

2.科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

3.其他档案的归档时间按有关文件规定执行。

4.移交地点、联系电话：

附件1：兼职档案员手册.pdf 

附件2：2026年毕业生合影照片移交档案馆要求.docx

档案馆（校史办公室）

2026年6月2日