一、会议材料与实际不符
问题表现

会议主持人正在介绍会议议程，发现主持词上写着5家单位发言，可桌面摆放的发言材料只有4份。原来，此前会议方案安排了5家单位发言，会议前一晚某发言单位主要负责人高烧，第二天请了病假，会议组织部门综合考虑后，不再安排这家单位发言，但没有及时报告，导致主持人不知情，主持词也没有及时调整。
   对策建议

会议议程及参会人员名单需在临会前再次核准确认。如遇出席人员变更、请假等情况，会议组织部门应及时与主持词、领导讲话稿起草部门等做好沟通衔接，确保会议议程、会议名单、发言信息等准确无误。另外，有些汇报性质的发言材料可署单位名称，避免因汇报人临时变更导致材料重印。

二、参会人员姓名书写错误
问题表现

参会人员名单中，某领导职务准确，但姓名书写错误，“侯×”误写成“候×”。
     对策建议

有些姓名很容易写错，像“健与键”“侯与候”“邢与刑”等，因此在制作参会人员名单以及座签时要特别注意，对各单位反馈的原始名单与最终参会人员名单要校对复核，特别是易混淆字要反复确认。对存疑信息，可通过查询权威新闻报道、与参会人员单位沟通等方式进行核实，确保姓名准确无误。

三、议题材料未提前送阅
问题表现

议题材料未提前送阅，会上领导首次接触材料，导致讨论时间较长、意见分歧较大，最终没有达成共识、形成决议。

对策建议

会议议题材料一般情况下应提前送参会领导阅知，这既是程序要求，也可以提高会议效率。对涉及面广、内容复杂的重要议题，会议组织部门应督促业务部门提前完成征求意见程序，确保会前酝酿充分。涉及重大财政投资项目等议题，须严格遵循有关决策程序规定，确保材料内容与程序要求相符。

四、发言材料查找困难
问题表现

会议材料包括会议主持词、领导讲话稿、上级精神传达稿、组建工作专班方案、几家单位的发言材料等，顺序混乱，导致查找起来不方便。

对策建议

会议材料排列摆放顺序要与会议议程保持一致，发言材料原则上要统一编制目录并装订成册。

选自：《秘书工作》