档案整理归集实践中我们体会，不妨理一理责任账、归档账、利用账、信息化账和安全账这“五本账”，便于及时发现和解决问题，推动档案工作不断改进提升。

理一理“责任账”

完备的档案工作责任体系是做好档案工作的坚实依托。需要理一理责任链条有没有拧紧、责任机制是否健全、履责能力是否达到基本要求。

日常工作中，我们认真学习贯彻习近平总书记关于档案工作重要指示批示精神，大力宣传档案法及其实施条例，推动档案工作责任制入脑入心。

机制上，成立由机关分管同志、各业务部门负责同志组成的档案工作领导小组，适时召开领导小组会议，听取情况汇报，研究解决问题，形成分管同志靠前指挥、档案部门牵头落实、部门负责同志各负其责、兼职档案员抓好职责范围内具体落实的工作格局。

制度上，将档案工作纳入整体规划、年度工作计划，做到与其他工作同部署、同实施。比如，结合实际建立健全文件材料收集和归档制度、档案保管制度、档案鉴定和销毁制度、档案保密和安全制度、档案利用制度等一系列制度，为档案工作责任落实提供有力制度保障。同时，坚持理论素养提升和实务操作训练并重，坚持“走出去”和“请进来”相结合，定期组织开展业务学习交流培训，不断提升档案工作人员的业务技能。

理一理“归档账”

档案资源是档案工作的源头活水，在档案材料归集上应立足于全、着眼于优，做到应归尽归、应收尽收。这就需要制定详细的归档清单，便于业务部门对照整理。我们结合机关职能职责建立健全档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度，精准列出文书、基建、会计、照片、录音、录像、实物等各类材料归档清单，业务部门对着清单“照方抓药”，哪些材料要归档、哪些材料不归档，一目了然，心中有数。

机关工作任务繁重，时间一长，归档工作容易遗漏。我们在日常工作中，每周结合例会对一周归档工作进行复盘，一周一收集，一月一汇总，养成“随办随归”习惯，将归档从“事后任务”转化为“全程管理”，确保一件不漏。同时，严格检查档案质量，确保归档文件材料真实准确、组件齐全、内容完整，使档案内容、逻辑结构和形成背景与其原始状况相一致，如实反映有关工作的客观面貌。对电子文件坚持逐一核校，确保来源可靠、程序规范、要素合规。

理一理“利用账”

档案工作不仅是做好档案归集，其价值更体现在科学利用上。我们认真拓宽利用渠道，充分挖掘档案价值，更好让档案从“故纸堆”变成“活资源”。

我们实行“线上+线下”申请、“目录索引+全文检索”并行的查阅方式，并以档案利用审批表为线索，定期统计不同类型档案的利用批次、数量及频率，关注档案利用部门对利用效果的反馈，定期进行综合分析，从中把握档案利用工作的规律，便于后续更好开展服务。同时，围绕中心工作、重点任务，主动对接牵头部门，提前梳理相关档案资源，避免用时再找、临阵磨枪。针对不同类型的工作任务提供差异化的档案服务，适时对档案资源进行深度挖掘、系统编研，量身定做档案资政服务方案，变“被动调阅”为“主动参阅”，在服务中心工作中实现档案价值。

理一理“信息化账”

档案工作离不开技术手段的运用。我们认真推进档案信息化建设，更好实现档案资源从“物理存储”向“数字赋能”转变。

我们将档案信息化建设纳入机关信息化发展总体规划，统一部署、同步设计、同步实施，推进机关电子文件档案管理系统、电子文件档案服务系统与业务办公平台一体化建设。按照“存量清零、增量规范”的原则，推进档案资源全品类数字化。优先对高频利用、易损坏的档案开展数字化加工，确保电子档案元数据齐全规范，真实性、完整性、可用性和安全性“四性并存”。推动档案管理系统与机关内部其他系统协同对接，比如，与办文系统对接，实现公文办理后自动归档；与政务服务平台对接，为政策查询等提供档案数据支撑，确保档案资源与业务工作同步流转。

理一理“安全账”

档案安全是档案工作的重中之重，必须贯穿工作始终。

工作中，我们严格按照“九防”要求，注重完善应急预案，开展应急演练，提升档案工作应急处置能力。
重点做好“五查五看”

一查档案存放位置索引，看档案上架存放是否到位；

二查档案库房日常巡查记录，看恒温恒湿、防盗报警、消防设施等运行是否正常，清洁卫生制度是否落实；

三查档案出入库房登记，看出库档案是否清退归位；

四查档案借阅流程，看保密管控制度是否落实；

五查档案数字资源安全管理，看档案信息系统数字证书授权是否合规，数字档案资源是否备份。

通过加强档案收、管、存、用各环节的安全管理，确保完整有序，维护档案实体安全和档案信息安全。

（来源：秘书工作）