文稿校对是办公室工作中一项经常性、基础性的工作，不易出彩，但容易出错，一处谬误、一个差错甚至可能引发严重后果，因此必须坚持一丝不苟、极端负责的工作作风。

第一步通读初校

先对文稿整体“过”一遍，主要检查文稿总体是否符合规范，做到“三看”。

看文种是否使用准确。依据《党政机关公文处理工作条例》，确认是否存在错用文种的情形。比如，要检查是否属于《条例》规定的法定公文种类，“总结”“要点”“方案”“计划”“实施细则”等不能直接作为公文文种使用；要注意“通知”与“通告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”不能混用，特别是不能重叠使用“请示报告”。

看标题是否准确规范。标题一旦出现错误，会严重影响公文权威性和公信力，必须慎之又慎。先对标题进行审核，有利于快速把握文稿的主题和内容。检查时，应先读大标题，后读小标题，确保大标题要素齐全，小标题序号不错乱、内容不重复、语法和文字无差错。

看格式是否符合标准。依据《党政机关公文格式》《标点符号用法》国家标准，重点查看公文各要素和格式是否规范，页面布局、段落间距排版是否规范，文章字体、数字、符号使用是否规范，文稿段首句末及承上启下的地方是否存在跳行漏字等问题。

第二步逐字细校

从文稿第一个字开始到最后一个字，全部纳入校对范围，逐字逐句认真校对，确保无遗漏、零失误。

逢文必校。不能因为文稿篇幅短、字数少、内容简单就放松要求，经手的所有文稿都要坚持全要素审核，确保语言表述精练，人名、地名、时间、数字、引文等准确无误。

多人校对。如果校对自己起草的或已经看了多遍的文稿，往往容易陷入思维定式，一些错误不易察觉。因此应有两人或以上参与校对。最好采用唱校法，即一个人匀速大声朗读，另一个人集中精神，跟随朗读声音逐字校对，有问题的地方进行标注，这样能更好检查语句是否通顺、停顿是否得当、有无错字歧义等。比如，我们的一篇文稿中，“全力推进‘一家一护’家庭养老服务提能工程”中的“一家一护”错写成“一家一户”、“涂附磨具产业”错写成“涂附模具产业”等，就是在多人校对中发现的。

严格要求。参与校对的每位同志都要把自己当作“最后一道关”，不能觉得有领导或其他同事把关就放松自我要求。要克服一般化、“过得去”思想，大到文件内容是否符合法律法规，小到标点符号是否运用准确等，都要力求完全正确、没有硬伤。

第三步精读精校

文稿校对不是简单地校正错别字，而是对文稿的全面审视，要精益求精、字斟句酌，提升文字精准性。精读精校时应重点防止以下几点差错。

政治性错误。文稿观点必须符合党的方针政策和国家法律法规以及上级指示精神。引用党和国家领导人的讲话必须准确，规范的政治性表述不能随意更改。

常识性错误。常识性错误包括年份、单位、事实等。比如，在使用计量单位时，将“亩”“公顷”“平方米”混淆。对一些专有名词、专业术语、历史典故等，拿不准的一定要查资料、找出处，想方设法找到权威性、源头性依据。

逻辑性错误。针对文稿中多次提到的同一件事情、同一个数据，前后内容必须完全吻合。当句子中出现时间、百分比等数字时，也要进行核算，防止出现低级错误。

第四步印前检查

根据校对结果重新修改打印后，要再校一遍，检查有没有错漏。特别是在急件的校对过程中，更要稳住心神，不能慌慌张张、敷衍应对。

检查改动部分是否正确。一篇文稿往往经历了多人多轮的修改，注意修改的地方一定不能改错，要对所有修改过的地方再次逐一进行清点检查，避免出现“按下葫芦浮起瓢”的问题。

检查人员日期是否调整。注意重点核查文稿中有关人员、时间的内容。比如，涉及会议活动的文稿，会议时间、发言流程是否需调整；列席专家、参会人员是否变更等，都要再次核实无误。另外，岁末年初时，要注意文稿年份是否正确。

检查文件打印是否无误。重点检查文件是否存在缺页、错页、打印不清晰等问题；检查页码编号是否连续，有无空白页、空白段落等；含表格附件的，要注意不能有遗漏；涉及加盖公章的，要注意印章是否端正清晰、位置是否符合规范。

  选自：《秘书工作》