会议是公共组织履行管理职能的重要手段。通过召开会议，可以达到统一思想、协调行动、沟通信息、推动工作、调和分歧、解决问题等目的。撰写会议纪要是会务工作的重要组成部分。宋代诗人陆游曾言：“汝果欲学诗，工夫在诗外。”此言道出了诗歌创作的精髓，其精神同样适用于会议纪要的撰写。

会前准备了解会议情况

精准把握各类会议的特性和职能。党组织会议与行政机构会议、工作部署会议与议事决策会议，在性质和功能上存在差异，其会议纪要的体例和内容亦有所不同。记录员需根据会议的不同属性和功能，明确会议纪要的写法和重点。

以国有企业党委会和办公会为例，党委会侧重于从政治角度进行研究审议，办公会则更关注从运营管理等方面研究审议。在一些单位，这两个会议的参会人员存在重叠，有时会对同一事项进行先后审议。然而两者性质不同，负责人在总结会议意见和推动决策形成时的方式亦有区别：在党委会上，党组织负责人需坚持民主基础上的集中与集中指导下的民主相结合，遵循“少数服从多数”的原则进行决策；在办公会上，行政负责人可以在听取各方意见后，依法依规行使作为负责人的决策权。此外，即便是同一参会人员，在参加不同性质的会议时，其发言的角度和侧重点也会有所变化。

因此，记录员要根据会议性质理解和把握发言人的站位和意图，确保会议纪要准确反映会议要点，清晰表述发言内容，精准体现会议结论。

提前了解议题背景。提交会议研究的事项通常是本单位的大事要情，有的属于“三重一大”（重大事项决策、重要干部任免、重大项目投资决策、大额资金使用）范畴。这就需要记录员全面掌握本单位的整体情况，并在会前提前了解相关议题的背景和概况，以及本单位对该项工作的战略规划和具体考虑，以便为会议纪要的撰写找准定位。

同时，一些议题涉及理论概念和专业名词，如党建类议题中的“两个结合”“三个区分开来”“四种形态”，管理类议题中的“组织绩效”“全面质量管理”等，记录员应提前熟悉掌握，为做好会议记录和纪要打好基础。否则，在会上突然听到这类词汇时可能云里雾里、不明就里。

会中记录捕捉言外之意

会议纪要应全面、准确反映会议全貌，特别是负责人归集的意见和会议达成的共识。会议过程中，受口语表达、会议时长等因素限制，以及前后发言等影响，一些重要观点的陈述有可能会被打断而没有充分展开，或因“一时词穷”而表达不清。有时发言人出于会议氛围的考虑，表扬某种现象可能点到为止，批评某种现象可能意味深长。

针对这些情况，记录员需具备敏锐的洞察力和理解力，听懂发言人的言外之意，把“半截子话”放在整体语境中去体会并适当拓展延伸，尽可能还原发言人的真实意图，呈现上下文的“应有之义”。同时，应将会上的口语化表达转化为规范、严谨的书面语言。

比如，“整改工作不能再等了，必须加快”，可以转化为“必须加快整改工作进度”；“用干部要尽早，不能耽误时间”，可以转化为“干部选拔任用要用当其时”。

另外，若发言人讲话时脱字、漏词或者名词概念表述错误，记录员也要在会议纪要中予以更正。

会间关联贯通相关会议精神

一项议题在提交决策会议前，可能已经过前期调查研究和多次论证。

比如，国有企业出台某项制度时，可能会先后召开专题会、办公会、党委会、董事会或股东会进行研究审议，参会人员也可能在多个会议上发表过对该事项的看法。他们在不同场合发表的意见往往是逐步深化或者互为补充的，一般都具有前后相关性。

此外，有的参会人员可能在某次会议上提及其他会议上曾经发表的意见，也可能对其他参会人员在某次会议上的意见进行回应或点评。因此，本单位同一时期召开的多个会议有可能互相关联、互相影响。

对此，会议记录员要密切关注相关议题在提交其他会议研究讨论时的情况，注意获取参会人员在不同会议上发表的意见，完整、准确理解和把握参会人员对该事项的真实看法。在撰写会议纪要时，要把这些意见有机结合起来，确保会议纪要能真实、全面地反映会议精神和决策意图，并且做到不同会议的几份纪要互相呼应、相互印证。

（来源：《秘书工作》）