在会议服务中，常会遇到突发状况，如何快速应对、“化险为夷”，是每一名会务人员必须思考的问题。

01 人员缺位谁来顶

若会务人员没有按时到岗有可能影响会议进程。因此，必须做好人员缺位应急预案，确保“有人顶、顶得上、顶得好”。

AB岗机制全覆盖。为每一名关键岗位人员配备B岗，确保A岗缺位时，B岗能迅速补位。B岗人员应提前熟悉岗位职责，参与全流程演练，做到“随时能上岗”。AB岗要明确分工和责任。在会议筹备阶段，A岗和B岗应共同参与流程设计和沟通，确保双方对岗位职责有清晰的了解。在会议进行阶段，B岗人员应保持联络畅通，随时待命，以便需要时迅速补位。

应急待命全时段。应急保障人员一般由后勤、行政、会务等多部门人员组成，俗称“救火队”，哪里需要哪里上，哪里紧急哪里赶。在服务规模较大、影响较广的会议时，应急保障人员应全时段待命，并在会前熟悉会议流程和常见问题的处理方法。

会务负责人协调全方位。当关键位置人员无法及时补位时，会务负责人应第一时间协调资源、指挥调度，确保会议正常进行。例如，当某位嘉宾临时缺席时，会务负责人要迅速调整议程，邀请其他领导或嘉宾顶上来。同时，应与各有关部门积极协调，尽快恢复会议的正常秩序。

02 流程有变如何调

会议流程是会议的“骨架”，但有时突发状况或临时变化会打乱原有安排。此时，应灵活调整会议流程，确保会议正常进行。

流程再造“三步走”。第一步是快速评估影响，明确突发状况对会议的影响程度，判断是否需要调整流程。第二步是优化时间分配，压缩非关键环节时间或延长其他环节时间，以争取缓冲空间。例如，需临时增加相关部门发言时，可以将中场休息时间缩短，用于补充临时发言时间。这种调整应在不影响参会人员体验的前提下进行，确保会议的整体节奏不受太大影响。第三步是灵活调整顺序，根据实际情况可将需要有所准备的环节延后，优先安排已准备充分的环节，确保调整后的流程依然顺畅。

主持人应急救场。主持人应具备较强的应变能力和控场能力，与后台工作人员保持紧密沟通，随时了解突发情况的处理进展，并通过恰当方式掌控会场局面。例如，当设备出现故障时，主持人可以用幽默的语言缓解现场的尴尬气氛，同时为技术人员解决问题争取时间。

现场反馈应及时。保障会场内外沟通渠道实时畅通，确保流程调整后的信息及时准确传达至全体会务人员，避免信息断层。例如，如果是非涉密会议，可将流程调整信息以便捷方式通知各会务人员，让他们立即调整手头工作，快速救场。

03 设备故障怎么办

设备故障是会议服务中的“高频雷区”，尤其是话筒、音响、投影、网络等关键设备的突发状况，轻则直接影响会议体验，重则影响单位形象和工作推进。

设备备份双保险。关键设备（如话筒、耳麦等）必须配有备用设备，确保主设备故障时能无缝切换。在安全保密的前提下，重要文件也要做好备份，避免因设备故障导致电子文件丢失。

技术支持全流程。会议进行中必须配备技术人员，全程监控设备运行状态，及时发现并解决问题。技术人员要具备敏锐的观察力和过硬的技术能力，能够在设备出现异常时迅速采取措施，挽回局面。例如，在召开视频会议领导讲话环节，如果出现无画面或者无声音的情况，技术人员应迅速处理，确保问题在最短时间内得到解决。

应急演练不能少。技术部门要定期组织设备故障应急演练，模拟设备切换、文件恢复、技术支持等场景，确保团队能在最短时间内完成应急处置。在应急演练过程中，应注重细节。例如，在模拟投影黑屏时，不仅要检查备用设备的切换速度，还要测试技术人员之间的配合默契程度。通过反复演练积累实战经验，提升应对突发状况的能力。

（来源：秘书工作）